نمایشگاه تمام می شود، غرفه جمع می شود و تیم فروش به دفتر برمی گردد اما برای کسب و کاری که حضور نمایشگاهی را با هدف فروش، توسعه بازار یا ایجاد ارتباط تجاری انجام داده، بخش مهمی از کار تازه شروع شده است. ارزش بسیاری از ارتباطاتی که در غرفه شکل گرفته اند، در روزها و هفته های بعد مشخص می شود؛ زمانی که یک گفت و گوی کوتاه باید به جلسه، دمو، درخواست قیمت یا یک ارتباط تجاری جدی تبدیل شود.

پیگیری بعد از نمایشگاه البته به معنای ارسال یک ایمیل تشکر برای تمام افرادی که کارت ویزیت خود را ارائه کرده اند نیست. مخاطبان نمایشگاه از نظر میزان علاقه، نیاز، قدرت تصمیم گیری و زمان خرید با یکدیگر تفاوت دارند و هر گروه به مسیر متفاوتی نیاز دارد. منابع تخصصی حوزه نمایشگاه نیز بر یکپارچه سازی سریع اطلاعات، اولویت بندی لیدها و شخصی سازی پیگیری بر اساس گفت و گوی انجام شده تاکید دارند.  در این مقاله از دسته بازاریابی و برند و غرفه‌ سازی و نمایشگاه از سری مقالات ویوسنس با ما همراه باشید.

بعد نمایشگاه چه مواردی را در نظر می گیرید؟!

پیگیری های بعد از نمایشگاه را جدی بگیرید!

موارد زیادی وجود دارند که بعد برگزاری نمایشگاه آنها را باید در نظر بگیرید و به دنبال پیگیری آنها باشید؛ برای دریافت مشاوره رایگان همین الان با کارشناسان ما تماس بگیرید.

دریافت مشاوره رایگان 021-28424981 تماس

چرا بعد از نمایشگاه باید سریع وارد عمل شد؟

در طول نمایشگاه، ارتباط برند و مخاطب در یک فضای زنده شکل گرفته است. بازدید کننده محصول را دیده، با یکی از اعضای تیم صحبت کرده و احتمالا درباره یک نیاز، مشکل یا پروژه مشخص توضیح داده است. با پایان رویداد، این زمینه به سرعت از بین می رود و مخاطب دوباره با ده ها پیام، جلسه و اولویت کاری مواجه می شود.

به همین دلیل، سرعت مهم است اما سرعت بدون کیفیت فایده چندانی ندارد. برخی منابع توصیه می کنند لیدهای با اولویت بالا در 24 تا 48 ساعت نخست بررسی شوند در حالی که برخی دیگر بازه 3 تا 5 روز را واقع بینانه تر می دانند. نکته مهم این است که برای همه لیدها یک زمان ثابت در نظر نگیریم و پیگیری را بر اساس میزان علاقه و اقدامی که در نمایشگاه توافق شده تنظیم کنیم. 

هر بازدیدکننده، لید فروش نیست

یکی از اولین خطاها این است که تعداد اسکن کارت یا فرم های ثبت شده با تعداد فرصت های فروش یکی در نظر گرفته شود. فردی ممکن است فقط برای آشنایی با بازار وارد غرفه شده باشد در حالی که فرد دیگری درباره قیمت، زمان تحویل یا جلسه دمو سوال کرده باشد. بنابراین بهتر است میان سه مفهوم تفاوت بگذاریم:

مخاطب غرفه: فردی که با برند تعامل داشته اما هنوز نیاز یا علاقه مشخصی نشان نداده است.

لید: مخاطبی که اطلاعات تماس و نشانه ای از ارتباط تجاری یا علاقه او در اختیار برند قرار گرفته است.

فرصت فروش: لیدی که نیاز مشخص، تناسب مناسب با محصول و احتمال منطقی برای ادامه گفت و گوی تجاری دارد.

اولین کار بعد از نمایشگاه؛ اطلاعات را یکپارچه کنید

قبل از اینکه اولین ایمیل یا تماس انجام شود، اطلاعات باید مرتب شود. داده های پراکنده در فرم های کاغذی، اسکن کارت، فایل اکسل، سیستم ثبت لید یا یادداشت های اعضای تیم، اگر کنار هم قرار نگیرند، زمینه ارزشمند گفت و گو از بین می رود. در همان ساعات یا روز نخست بهتر است:

• اطلاعات تمام لیدها در یک فایل یا CRM جمع شود.
• رکوردهای تکراری حذف شوند.
• شماره تماس و ایمیل های ناقص بررسی شوند.
• یادداشت های کارشناسان فروش به اطلاعات هر مخاطب اضافه شود.
• محصول یا خدمتی که مورد توجه مخاطب بوده ثبت شود.
• درخواست های مشخص مانند قیمت، کاتالوگ، نمونه یا دمو علامت گذاری شوند.
• مسئول پیگیری هر لید مشخص شود.
• اقدام بعدی و موعد آن ثبت شود.

لیدها را چگونه اولویت بندی کنیم؟

دسته بندی داغ، گرم و سرد می تواند نقطه شروع خوبی باشد اما نباید صرفا بر اساس حدس انجام شود. هر کسب و کار باید معیارهای خودش را داشته باشد. برای مثال می توان این موارد را بررسی کرد:

• میزان علاقه: آیا مخاطب فقط اطلاعات عمومی خواسته یا درباره خرید صحبت کرده است؟
• تناسب با مشتری هدف: آیا شرکت یا فرد مورد نظر واقعا در گروه مشتریان مناسب قرار می گیرد؟
• نیاز فعلی: آیا مسئله ای دارد که محصول شما می تواند اکنون حل کند؟
• زمان احتمالی خرید: تصمیم برای همین ماه است یا احتمالا به سال آینده موکول می شود؟
• اختیار تصمیم گیری: آیا فرد مورد نظر تصمیم گیرنده است یا باید با فرد دیگری هماهنگ شود؟
• اقدام توافق شده: آیا در غرفه قرار جلسه یا ارسال دمو توافق شده است؟

برنامه پیشنهادی برای انواع لید

نوع لید	نشانه های تشخیص	اولویت	کانال مناسب	اقدام پیشنهادی	زمان پیگیری
داغ	درخواست قیمت، دمو یا جلسه	بسیار بالا	تماس + ایمیل	تعیین جلسه یا ارائه پیشنهاد	در اولین فرصت
گرم	علاقه مشخص، اما بدون تصمیم فوری	بالا	ایمیل، تماس یا لینکدین	محتوای مرتبط و پیشنهاد گفت و گو	چند روز نخست
سرد	تعامل عمومی و بدون نیاز مشخص	متوسط یا پایین	ایمیل یا محتوای دوره ای	حفظ ارتباط و ارائه محتوای مرتبط	پس از دسته بندی اولیه

اولین تماس چه زمانی انجام شود؟

برای لیدی که در غرفه درخواست مشخصی داشته، منتظر ماندن تا هفته بعد معمولا منطقی نیست. اگر مخاطب گفته است قیمت را برایم ارسال کنید یا برای هفته آینده دمو هماهنگ کنیم، همان درخواست باید در اولویت قرار گیرد.

برای سایر مخاطبان می توان پس از مرتب کردن اطلاعات، ارتباط را طی چند روز نخست آغاز کرد. برخی راهنماهای نمایشگاهی بازه 24 تا 48 ساعت را برای شروع پیگیری پیشنهاد می کنند و منابع دیگر برای لیدهای اولویت بالا چند روز نخست را مناسب می دانند. اختلاف این توصیه ها نشان می دهد که کیفیت و زمینه ارتباط باید در کنار سرعت در نظر گرفته شود. 

پیام پیگیری نباید شبیه پیام تبلیغاتی باشد

پیام از بازدید شما از غرفه ما متشکریم برای همه مخاطبان شاید ساده باشد اما معمولا دلیل کافی برای ادامه مکالمه ایجاد نمی کند. مخاطب باید احساس کند پیام ادامه همان گفت و گویی است که در نمایشگاه داشته است. بنابراین در پیام می توان به یک موضوع مشخص اشاره کرد:

• محصولی که مخاطب درباره آن سوال کرده بود.
• مشکلی که در گفت و گو مطرح کرده بود.
• کاتالوگ یا فایلی که درخواست کرده بود.
• نمونه ای که قرار بود ارسال شود.
• جلسه ای که درباره آن صحبت شده بود.
• اطلاعاتی که قول داده اید بعدا ارائه کنید.

اول وعده ای را که در غرفه داده اید انجام دهید

گاهی بهترین پیگیری، یک پیام فروش نیست بلکه انجام کاری است که در نمایشگاه قول آن را داده اید.

اگر گفته اید مشخصات فنی ارسال می شود، آن را ارسال کنید. اگر قرار بوده نمونه محصول بررسی شود، نمونه را پیگیری کنید. اگر مخاطب خواسته است با مدیر فنی صحبت کند، ارتباط را هماهنگ کنید.

این کار دو مزیت دارد: اول اینکه نشان می دهد تیم شما به گفت و گوی انجام شده توجه کرده است و دوم اینکه یک دلیل طبیعی برای ادامه ارتباط ایجاد می کند.

یک پیام کافی نیست اما مزاحمت هم پیگیری نیست

همه لیدها بعد از اولین تماس پاسخ نمی دهند. ممکن است مخاطب درگیر سفر، جلسات یا تصمیم های داخلی شرکت باشد. بنابراین برای لیدهای ارزشمند، یک مسیر چند مرحله ای منطقی تر از یک پیام و سپس رها کردن ارتباط است. برای مثال مسیر کلی می تواند چنین باشد:

تماس اول: اشاره به گفت و گوی نمایشگاه و ارائه اطلاعات وعده داده شده.

پیگیری دوم: ارائه یک محتوای مرتبط یا پاسخ به موضوعی که برای مخاطب اهمیت داشته است.

پیگیری سوم: پیشنهاد یک اقدام مشخص مانند جلسه، دمو یا تماس کوتاه.

توقف یا انتقال به ارتباط بلندمدت: اگر نشانه ای از علاقه وجود ندارد، ارتباط نباید به ارسال مکرر پیام تبدیل شود.

برای هر نوع لید چه کاری مناسب تر است؟

لیدهای داغ

هدف اصلی باید تبدیل علاقه فعلی به یک اقدام تجاری باشد. تماس مستقیم، ارائه قیمت، تعیین جلسه، هماهنگی دمو یا پاسخ سریع به سوال فنی می تواند مناسب باشد.

لیدهای گرم

در این گروه بهتر است ابتدا ارزش بیشتری ارائه شود. مطالعه موردی مرتبط، مقایسه محصول، اطلاعات فنی یا دعوت به یک جلسه کوتاه می تواند گفت و گو را جلو ببرد.

لیدهای سرد

لزومی ندارد تیم فروش زمان زیادی برای تماس مستقیم صرف کند. اگر مخاطب رضایت داده باشد، می توان او را وارد مسیر ارتباطی بلندمدت کرد و در زمان مناسب محتوای مرتبط برایش فرستاد. در هر سه حالت هدف فقط تماس گرفتن نیست؛ هدف این است که مخاطب به مرحله منطقی بعدی برسد.

بازاریابی و فروش باید یک مالک مشخص برای هر لید داشته باشند

یکی از مشکلات رایج بعد از نمایشگاه این است که بازاریابی تصور می کند فروش باید تماس بگیرد و فروش تصور می کند بازاریابی باید لیدها را آماده کند. نتیجه معمولا همان چیزی است که منابع حوزه نمایشگاه نیز به آن اشاره می کنند: لیدها بین دو تیم معطل می مانند. برای جلوگیری از این وضعیت، پیش از ارسال لیدها باید مشخص باشد:

• چه کسی مسئول هر لید است؟
• لید با چه اولویتی باید پیگیری شود؟
• اولین اقدام چیست؟
• چه زمانی باید انجام شود؟
• نتیجه تماس کجا ثبت می شود؟
• اگر لید آماده خرید نیست، چه کسی ارتباط را ادامه می دهد؟

از نمایشگاه چه چیزی باید یاد بگیریم؟

پیگیری فقط برای تبدیل لیدهای همین نمایشگاه نیست. داده های به دست آمده می توانند برای ارزیابی کل برنامه نمایشگاهی نیز استفاده شوند. برای مثال بررسی کنید:

• کدام محصول بیشترین درخواست را داشته است؟
• کدام پیام باعث گفت و گوی بیشتر شده است؟
• کدام نوع مخاطب بیشترین فرصت فروش را ایجاد کرده است؟
• کدام عضو تیم ارتباط موثرتری داشته است؟
• چه تعداد لید به جلسه تبدیل شده اند؟
• چند درخواست دمو ایجاد شده است؟
• چند پیشنهاد فروش ارسال شده است؟
• کدام فرصت ها همچنان در حال پیگیری هستند؟
• کدام کانال ارتباطی پاسخ بهتری ایجاد کرده است؟

شاخص های واقعی برای سنجش پیگیری

تعداد لیدهای جمع آوری شده فقط یکی از اعداد مورد توجه است. برای سنجش کیفیت پیگیری، شاخص های پایین می توانند تصویر دقیق تری ایجاد کنند:

• نرخ پاسخ به پیام ها
• تعداد جلسات تعیین شده
• درخواست های دمو
• تعداد پیشنهادهای فروش
• تعداد فرصت های فروش ایجاد شده
• نرخ تبدیل لید به فرصت
• زمان رسیدن از اولین تماس به اقدام تجاری
• ارزش فرصت های ایجاد شده
• میزان پیشرفت فرصت ها در هفته ها و ماه های بعد

اشتباهاتی که ارزش لیدهای نمایشگاهی را از بین می برند

حتی یک غرفه موفق می تواند با پیگیری ضعیف بخش زیادی از ارزش خود را از دست بدهد. مهم ترین خطاها عبارتند از:

• تاخیر طولانی: لید زمانی پیگیری می شود که زمینه گفت و گو دیگر تازه نیست.
• یک پیام برای همه: مخاطبی که درخواست دمو داشته همان پیام فردی را دریافت می کند که فقط کاتالوگ گرفته است.
• ثبت نکردن یادداشت ها: تیم فروش نمی داند مخاطب در غرفه دقیقا چه موضوعی را مطرح کرده است.
• تحویل همه لیدها به فروش: بدون اولویت بندی، تیم فروش با حجم زیادی از ارتباطات کم ارزش مواجه می شود.
• پیگیری بیش از حد: چند پیام مشابه بدون ارائه ارزش جدید، ارتباط را فرسایشی می کند.
• نبود CTA مشخص: مخاطب نمی داند در قدم بعدی باید چه کاری انجام دهد.
• انجام ندادن وعده های غرفه: ارسال نکردن فایل، نمونه یا اطلاعاتی که قول داده شده، اعتماد ایجاد شده در نمایشگاه را تضعیف می کند.
• اندازه گیری نکردن نتیجه: بدون ثبت نتیجه تماس ها، مشخص نمی شود نمایشگاه واقعا چه فرصت هایی ایجاد کرده است.

از یک گفت و گوی کوتاه تا یک رابطه تجاری

پیگیری موفق بعد از نمایشگاه در واقع ادامه همان تجربه ای است که در غرفه آغاز شده است. اگر مخاطب در غرفه یک تجربه شخصی، مرتبط و حرفه ای داشته باشد و اطلاعات مهم گفت و گو نیز درست ثبت شده باشد، تیم فروش می تواند ارتباط بعدی را بر همان اساس ادامه دهد. در مقابل، حتی بهترین طراحی غرفه هم اگر به یک بانک اطلاعاتی نامرتب و پیام های عمومی ختم شود، بخش مهمی از ارزش خود را از دست می دهد.

در پروژه های نمایشگاهی و تعاملی، مجموعه هایی مانند ویوسنس نیز می توانند این بخش را در کنار طراحی تجربه مخاطب و اجرای تعاملات دیجیتال در نظر بگیرند؛ نه به عنوان یک ابزار مستقل، بلکه به عنوان بخشی از مسیر ارتباطی برند.

وقتی نمایشگاه تمام می شود کار اصلی شروع می شود

نمایشگاه یک نقطه تماس است نه مقصد نهایی. مخاطبی که در غرفه ایستاده و چند دقیقه درباره محصول صحبت کرده، هنوز لزوما مشتری نیست اما می تواند به یک جلسه، یک دمو، یک فرصت فروش یا حتی یک همکاری بلندمدت تبدیل شود، اگر ارتباط به موقع و با زمینه درست ادامه پیدا کند.

فرایند موثر از یک اصل ساده شروع می شود هر لید باید بداند قدم بعدی چیست و چه کسی مسئول برداشتن آن قدم است. وقتی اطلاعات مرتب باشد، لیدها اولویت بندی شوند، وعده های غرفه انجام شوند و پیام ها بر اساس گفت و گوی واقعی شخصی سازی شوند، پیگیری از یک فعالیت اداری به بخشی از فرایند فروش و توسعه رابطه با مشتری تبدیل می شود.

بعد نمایشگاه چه مواردی را در نظر می گیرید؟!

پیگیری های بعد از نمایشگاه را جدی بگیرید!

موارد زیادی وجود دارند که بعد برگزاری نمایشگاه آنها را باید در نظر بگیرید و به دنبال پیگیری آنها باشید؛ برای دریافت مشاوره رایگان همین الان با کارشناسان ما تماس بگیرید.

دریافت مشاوره رایگان 021-28424981 تماس

سوالات متداول