در بسیاری از ایونت های حرفه ای، موفقیت تنها به کیفیت اجرا یا تعداد شرکت کنندگان وابسته نیست بلکه اسپانسرینگ در رویداد یکی از مهم ترین عوامل تامین منابع مالی، افزایش اعتبار و گسترش دامنه مخاطبان محسوب می شود. از همایش های تخصصی و نمایشگاه ها گرفته تا فستیوال ها و رویدادهای برندینگ، همکاری با اسپانسرها می تواند نقش تعیین کننده ای در موفقیت پروژه داشته باشد.
در این مقاله، کامل ترین راهنمای فارسی درباره مفهوم اسپانسرینگ، انواع مدل های همکاری، روش جذب اسپانسر و اجرای موفق یک همکاری تجاری در رویدادها را در وبسایت ویوسنس ارائه می کنیم.
کاربران چه می خواهند بدانند؟
بررسی ۱۰ نتیجه اول گوگل نشان می دهد که کاربران بیشتر به دنبال پاسخ این سوالات هستند:
- اسپانسر رویداد دقیقا چه نقشی دارد؟
- چگونه برای یک ایونت اسپانسر پیدا کنیم؟
- تفاوت اسپانسر مالی و اسپانسر خدماتی چیست؟
- چه مزایایی برای برندها در اسپانسرینگ وجود دارد؟
- چگونه همکاری با اسپانسر را مدیریت کنیم؟
اسپانسرینگ در رویداد چیست؟
اسپانسرینگ در رویداد به همکاری میان برگزارکننده و یک برند، شرکت یا سازمان گفته می شود که در آن اسپانسر در ازای دریافت فرصت های تبلیغاتی، برندینگ یا دسترسی به مخاطبان هدف، بخشی از هزینه ها، خدمات یا منابع مورد نیاز رویداد را تامین می کند.
به زبان ساده اسپانسر با سرمایه گذاری روی رویداد، از اعتبار، مخاطبان و فضای تبلیغاتی آن بهره مند می شود و برگزارکننده نیز از منابع مالی یا اجرایی اسپانسر استفاده می کند.
چرا اسپانسرینگ برای رویدادها مهم است؟
برای برگزارکننده
تامین بخشی از بودجه رویداد
کاهش ریسک مالی
افزایش اعتبار ایونت
دسترسی به شبکه مخاطبان اسپانسر
بهبود کیفیت اجرا
برای برند اسپانسر
افزایش آگاهی از برند
معرفی محصول یا خدمت
تولید سرنخ فروش
ارتباط مستقیم با مخاطبان هدف
تقویت تصویر برند
انواع مدل های اسپانسرینگ در رویداد
اسپانسر مالی
اسپانسر مبلغ مشخصی برای برگزاری ایونت پرداخت می کند.
مثال: بانک حامی اصلی یک همایش کسب و کار می شود.
اسپانسر خدماتی
به جای پرداخت پول، خدمات مورد نیاز رویداد را تامین می کند.
مثال: شرکت تشریفات، پذیرایی مراسم را برعهده می گیرد.
اسپانسر رسانه ای
رسانه یا پلتفرم تبلیغاتی، پوشش خبری و تبلیغات رویداد را انجام می دهد.
مثال: یک خبرگزاری رسمی شریک رسانه ای ایونت می شود.
اسپانسر تکنولوژی
زیرساخت فنی، نرم‌افزار یا تجهیزات فناوری را فراهم می کند.
مثال: پلتفرم وبینار، سیستم ثبت نام آنلاین را تامین می کند.
اسپانسر محصول
محصولات خود را برای استفاده یا هدیه در رویداد ارائه می دهد.
مثال: برند نوشیدنی، محصولات خود را میان شرکت کنندگان توزیع می کند.
اسپانسر انحصاری
تنها برند حاضر در یک دسته بندی مشخص است.
مثال: تنها اپراتور تلفن همراه حاضر در رویداد.
جدول مقایسه انواع اسپانسرینگ
| نوع اسپانسرینگ | مزیت اصلی | تعهد اسپانسر | نوع همکاری |
| مالی | تامین بودجه | پرداخت نقدی | حمایت مالی |
| خدماتی | کاهش هزینه‌ها | ارائه خدمات | همکاری اجرایی |
| رسانه‌ای | افزایش دیده شدن | پوشش خبری | تبلیغاتی |
| تکنولوژی | زیرساخت فنی | تجهیزات و نرم افزار | فنی |
| محصول | تجربه برند | تامین محصول | پروموشنی |
| انحصاری | برجستگی برند | حمایت ویژه | استراتژیک |
نقش اسپانسر در موفقیت رویداد
اعتبار رویداد را افزایش دهد.
مخاطبان جدید جذب کند.
تجربه شرکت کنندگان را بهبود دهد.
پوشش رسانه ای بیشتری ایجاد کند.
کیفیت خدمات اجرایی را ارتقا دهد.
چگونه برای یک رویداد اسپانسر جذب کنیم؟
شناخت مخاطب رویداد
ابتدا باید بدانید شرکت کنندگان چه کسانی هستند.
برندها زمانی حاضر به اسپانسرینگ می شوند که مخاطبان رویداد با بازار هدف آن ها هم خوانی داشته باشند.
تهیه پروپوزال اسپانسرینگ
پروپوزال باید شامل موارد زیر باشد:
معرفی رویداد
تعداد مخاطبان
کانال های تبلیغاتی
مزایای همکاری
پکیج های اسپانسرینگ
تعهدات دو طرف
انتخاب برندهای مناسب
به جای ارسال عمومی، برندهایی را انتخاب کنید که:
با موضوع رویداد مرتبط هستند.
بودجه بازاریابی فعال دارند.
به دنبال دیده شدن در بازار هدف شما هستند.
مذاکره و شخصی سازی پیشنهاد
هر اسپانسر نیاز متفاوتی دارد.
برخی به دنبال جمع آوری لید فروش هستند و برخی فقط افزایش آگاهی از برند را هدف قرار می دهند.
تنظیم قرارداد شفاف
قرارداد باید موارد زیر را مشخص کند:
مبلغ یا خدمات اسپانسر
محل نمایش لوگو
تعداد غرفه ها
تعهدات تبلیغاتی
گزارش دهی پس از رویداد
پکیج های اسپانسرینگ چگونه طراحی می شوند؟
| پکیج | مزایا |
| طلایی | لوگوی اصلی، غرفه ویژه، سخنرانی اختصاصی |
| نقره ای | لوگو در تبلیغات، غرفه استاندارد |
| برنزی | لوگو در وب سایت و اقلام چاپی |
| حامی رسانه ای | پوشش خبری و تبلیغاتی |
| حامی تکنولوژی | نمایش برند در زیرساخت فنی |
اشتباهات رایج در جذب اسپانسر
ارسال پروپوزال عمومی برای همه برندها
نداشتن آمار دقیق مخاطبان
وعده های غیرواقعی
عدم تعیین مزایای مشخص برای اسپانسر
مدیریت ضعیف ارتباطات در طول رویداد
ارائه نکردن گزارش نهایی
مدیریت اسپانسرها در روز برگزاری ایونت
پس از جذب اسپانسر، مهم ترین مرحله اجرای تعهدات است. در روز رویداد باید موارد زیر کنترل شود:
نصب صحیح لوگوها
تحویل غرفه ها
هماهنگی زمان سخنرانی اسپانسر
دسترسی به تجهیزات مورد نیاز
پشتیبانی اجرایی
ثبت مستندات و تصاویر
گزارش دهی پس از رویداد
یکی از مهم ترین عوامل تمدید همکاری با اسپانسرها، ارائه گزارش حرفه ای است. گزارش می تواند شامل موارد زیر باشد:
تعداد شرکت کنندگان
آمار بازدید غرفه
میزان پوشش رسانه ای
تعاملات شبکه های اجتماعی
تصاویر و ویدئوهای رویداد
دستاوردهای کمپین اسپانسرینگ
ارتباط اسپانسرینگ با طراحی و اجرای رویداد
اسپانسرینگ زمانی بیشترین بازده را دارد که فضای رویداد به درستی طراحی شده باشد. مواردی مانند:
جایگاه اسپانسرها
طراحی سن و بک‌دراپ
مسیر حرکت مخاطبان
نورپردازی و نمایش برند
ویوسنس چگونه به مدیریت اسپانسرینگ کمک می کند؟
ویوسنس علاوه بر طراحی و اجرای رویداد، می تواند در مدیریت همکاری با اسپانسرها نیز نقش داشته باشد:
طراحی پکیج های اسپانسرینگ
مشاوره جذب اسپانسر
طراحی فضای نمایش برندها
غرفه سازی اختصاصی اسپانسرها
مدیریت اجرایی و گزارش دهی پس از رویداد
برای طراحی و اجرای یک رویداد اسپانسرپذیر آماده اید؟
اگر برای طراحی و اجرای رویداد, تهیه پکیج های اسپانسرینگ در رویداد, جذب اسپانسر یا مدیریت همکاری با برندها نیاز به مشاوره دارید، کارشناسان ویوسنس آماده اند تا بهترین راهکار اجرایی را متناسب با اهداف ایونت شما ارائه دهند.
جمع بندی
اسپانسرینگ در رویداد یکی از مهم ترین ابزارهای تامین منابع مالی و توسعه بازاریابی رویداد است. برندها از طریق Event Sponsorship می توانند به مخاطبان هدف دسترسی پیدا کنند و برگزارکنندگان نیز با استفاده از حمایت مالی و خدماتی، کیفیت اجرای ایونت را ارتقا دهند.
موفقیت در جذب اسپانسر به شناخت مخاطبان، طراحی پکیج های حرفه ای، مذاکره موثر و مدیریت صحیح همکاری در طول رویداد وابسته است. همچنین طراحی مناسب فضای رویداد و گزارش دهی حرفه ای پس از برگزاری، نقش مهمی در ایجاد همکاری های بلند مدت با اسپانسرها دارد.
سوالات متداول
اسپانسر رویداد چیست؟
اسپانسر رویداد برند یا سازمانی است که در ازای دریافت فرصت های تبلیغاتی و برندینگ، بخشی از هزینه ها یا خدمات مورد نیاز ایونت را تامین می کند.
چگونه برای یک ایونت اسپانسر جذب کنیم؟
با شناخت دقیق مخاطبان، تهیه پروپوزال حرفه ای، انتخاب برندهای مرتبط و مذاکره شخصی سازی شده.
تفاوت اسپانسر مالی و خدماتی چیست؟
اسپانسر مالی مبلغ نقدی پرداخت می کند اما اسپانسر خدماتی خدمات یا تجهیزات مورد نیاز رویداد را تامین می کند.
آیا رویدادهای کوچک هم می توانند اسپانسر داشته باشند؟
بله. حتی رویدادهای محلی و تخصصی نیز می توانند با ارائه ارزش مناسب برای برندها، اسپانسر جذب کنند.
چرا گزارش پس از رویداد اهمیت دارد؟
گزارش حرفه ای نشان می دهد اسپانسر چه بازدهی از سرمایه گذاری خود دریافت کرده و احتمال تمدید همکاری را افزایش می دهد.
