سناریوی اجرایی رویداد برنامه کلی مراسم را به دستورهای مشخص و قابل اجرا برای مجری، مسئول صحنه و اپراتورهای فنی تبدیل می کند. در این سند فقط نمی نویسیم سخنرانی مدیرعامل ساعت ۱۹ شروع می شود؛ بلکه باید مشخص باشد پیش از آن چه محتوایی پخش می شود، میکروفن چه زمانی آماده است، سخنران با فرمان چه کسی وارد می شود و صدا، نور و تصویر در هر لحظه چه وضعیتی دارند.

برنامه ای که مهمان دریافت می کند معمولا فقط ترتیب بخش های اصلی را نشان می دهد. تیم اجرا به اطلاعات بسیار دقیق تری نیاز دارد.

Run of Show یا ران آف شو ترتیب و زمان بندی بخش های مراسم را مشخص می کند. Cue Sheet یا کیوشیت نیز می تواند فرمان های دقیق مربوط به صدا، نور، تصویر، صحنه و ورود افراد را ثبت کند. این اسناد جای متن مجری یا سخنرانی را نمی گیرند؛ بلکه مشخص می کنند هر اتفاق چه زمانی، توسط چه کسی و با چه فرمانی اجرا شود.

برای تدوین سناریوی اجرایی رویداد چه اطلاعاتی لازم است؟ 

پیش از ساخت جدول دقیقه به دقیقه، برنامه کلی مراسم باید تا حد قابل قبولی مشخص شده باشد. بخش های قطعی و مواردی که هنوز در انتظار تایید هستند نیز نباید در برنامه اجرایی یکسان نمایش داده شوند. اطلاعات اولیه مورد نیاز شامل موارد زیر است:

• هدف و نوع مراسم
• ساعت شروع و پایان
• زمان ورود مهمانان
• بخش های قطعی برنامه
• بخش های در انتظار تایید
• نام سخنرانان و افراد حاضر روی صحنه
• مدت هر سخنرانی یا اجرا
• ویدئو، موسیقی و سایر فایل های قابل پخش
• نیازهای هر بخش روی صحنه
• برنامه سالن و محدودیت های زمانی
• زمان استراحت یا پذیرایی در صورت وجود
• تصمیم گیرنده نهایی از طرف کارفرما
• مسئول صحنه
• مسئول هر تیم فنی
• محدودیت های زمانی محل برگزاری

ران آف شو رویداد چیست و چه تفاوتی با کیوشیت دارد؟ 

ران آف شو رویداد نمای زمانی مراسم را مشخص می کند؛ یعنی هر بخش چه زمانی شروع می شود، چقدر ادامه دارد و بعد از آن چه اتفاقی می افتد. کیوشیت وارد جزئیات اجرایی بیشتری می شود. برای مثال ممکن است در ران آف شو نوشته شده باشد:

• ۱۹:۱۰؛ پخش ویدئوی معرفی محصول؛ مدت ۲ دقیقه
• اما تیم اجرا اطلاعات بیشتری نیاز دارد. در کیوشیت می توان مشخص کرد:
• با تایید مسئول صحنه، نور سالن کم شود؛ اپراتور تصویر فایل Product_Final را اجرا کند؛ پس از پایان ویدئو نور نقطه ای صحنه فعال و مجری وارد شود.

جدول سناریوی اجرایی رویداد باید چه ستون هایی داشته باشد؟ 

ساختار جدول باید به تیم اجازه دهد بدون حدس زدن بفهمد در هر لحظه چه کاری انجام می شود. تعداد ستون ها می تواند متناسب با پیچیدگی مراسم تغییر کند، اما اطلاعات اصلی معمولا شامل زمان، فعالیت، مسئول، محتوا و فرمان اجرا هستند.

ستون	کاربرد	مثال
شماره	شناسایی سریع آیتم	04
زمان شروع	زمان برنامه ریزی شده	19:10
مدت	زمان اختصاص یافته	02:00
فعالیت	اتفاق اصلی	پخش ویدئو
مسئول	فرد یا تیم مسئول	اپراتور تصویر
وضعیت صحنه	شرایط مورد نیاز	صحنه خالی
فایل	محتوای مورد نیاز	Product_Final
فرمان آغاز	عامل شروع اجرا	فرمان مسئول صحنه
صدا	وضعیت صوت	صدای فایل
نور	وضعیت نور	کاهش نور سالن
تصویر	وضعیت نمایش	پخش تمام صفحه
توضیحات	نکته ضروری	مجری آماده ورود باشد

فرمان های اجرای مراسم چگونه مشخص می شوند؟ 

هر انتقال مهم باید نقطه شروع مشخص داشته باشد. اگر اپراتور تصویر نداند ویدئو را با پایان صحبت مجری پخش کند یا منتظر فرمان مسئول صحنه بماند، حتی یک برنامه زمانی دقیق هم جلوی خطا را نمی گیرد. برای هر بخش باید مشخص شود:

• چه چیزی باید قبل از شروع آماده باشد.
• چه کسی آماده بودن را کنترل می کند.
• چه کسی فرمان اجرا را صادر می کند.
• کدام تیم فرمان را اجرا می کند.
• بعد از پایان بخش چه اتفاقی می افتد.

ورود مجری و سخنران چگونه با صدا، نور و تصویر هماهنگ می شود؟

فرض کنیم بعد از یک ویدئوی افتتاحیه، مجری باید وارد صحنه شود. پایان ویدئو به تنهایی نباید تیم ها را مجبور به حدس زدن مرحله بعد کند.

در برنامه اجرایی می توان مشخص کرد که مسئول صحنه پیش از پایان ویدئو آماده بودن مجری را کنترل کند. سپس در نقطه تعیین شده، فرمان تغییر نور و ورود مجری صادر شود و اپراتور صدا نیز میکروفن یا موسیقی مربوط به ورود را مطابق برنامه فعال کند.

مسئولیت هر تیم در سناریوی اجرایی چیست؟ 

سناریوی اجرایی نباید به فهرستی از کارها تبدیل شود که هیچ کس مالک آنها نیست. مسئولیت تصمیم و اجرا باید تا حد مورد نیاز مشخص باشد.

کارفرما 

کارفرما ترتیب نهایی برنامه، پیام ها، محتوا و بخش هایی را که نیازمند تایید سازمان هستند بررسی می کند. همچنین بهتر است یک فرد مشخص به عنوان مرجع تصمیم های نهایی معرفی شود.

مسئول صحنه

مسئول صحنه وضعیت افراد و بخش های اجرایی را دنبال کرده و هماهنگی لازم برای شروع بخش ها را انجام می دهد. دامنه دقیق اختیار او باید پیش از مراسم مشخص باشد.

سالن یا محل برگزاری 

امکاناتی که توسط سالن ارائه می شوند و محدودیت های زمانی یا اجرایی محل باید از قبل مشخص باشند تا برنامه بر مبنای امکاناتی که وجود ندارند نوشته نشود.

اپراتورها 

اپراتورهای صدا، نور و تصویر فرمان های مربوط به حوزه خود را مطابق برنامه و روش هماهنگی تعیین شده اجرا می کنند. فایل ها، ترتیب اجرا و نسخه نهایی باید پیش از شروع مراسم در اختیار افراد مربوط قرار گرفته باشند.

نمونه سناریوی اجرایی رویداد و کیوشیت 

جدول زیر یک نمونه فرضی برای نشان دادن ساختار برنامه است و مربوط به پروژه اجراشده ویوسنس نیست.

فرض کنیم مراسم ساعت ۱۹ آغاز می شود و شامل خوشامدگویی، ویدئوی معرفی، سخنرانی و نمایش محصول است:

زمان	مدت	فعالیت	مسئول	صحنه	فایل / محتوا	فرمان و توضیحات
19:00	05:00	خوشامدگویی مجری	مجری	مجری روی صحنه	موسیقی زمینه	مسئول صحنه فرمان شروع می دهد؛ موسیقی کاهش پیدا کند
19:05	02:00	پخش ویدئوی افتتاحیه	اپراتور تصویر	صحنه خالی	Opening_Final	پس از خروج مجری؛ نور سالن کاهش یابد و ویدئو پخش شود
19:07	10:00	سخنرانی مدیر برند	سخنران	تریبون آماده	اسلاید تایید شده	پس از پایان ویدئو؛ میکروفن و نور سخنران آماده باشند
19:17	05:00	معرفی و نمایش محصول	مجری + تیم صحنه	محصول آماده	Product_Show	ورود محصول با فرمان مسئول صحنه؛ نور مطابق برنامه تغییر کند
19:22	03:00	پایان بخش اصلی	مجری	مجری روی صحنه	Closing_Music	پس از پایان معرفی؛ موسیقی پایان با فرمان اجرا شود

فایل های رویداد چگونه برای اجرا آماده شوند؟ 

یکی از آن مشکلات کاملا قابل پیشگیری که بشر با پشتکار عجیبی دوباره تولید می کند، وجود چند فایل با نام هایی مثل final.mp4، final2.mp4 و final-real-last.mp4 است. در روز مراسم این مدل نام گذاری دیگر بامزه نیست. هر فایل قابل پخش باید نام مشخص و نسخه تایید شده داشته باشد. برای هر فایل بهتر است این موارد تعیین شوند:

• نام نهایی فایل
• شماره یا ترتیب پخش
• مدت فایل
• وضعیت تایید
• مسئول تایید
• محل نگهداری نسخه نهایی
• اپراتور دریافت کننده
• زمان تحویل

تمرین قبل از رویداد باید چه مواردی را بررسی کند؟ 

تمرین صرفا برای مرور متن مجری نیست. هدف اصلی آن بررسی اتصال میان بخش های مختلف برنامه است.

در تمرین باید انتقال میان بخش ها، زمان واقعی فایل ها، ورود و خروج مجری و سخنران، تغییرات صحنه و ترتیب فرمان های صدا، نور و تصویر بررسی شوند.

برای مثال اگر برای خروج سخنران و آماده سازی محصول ۳۰ ثانیه در نظر گرفته شده ولی تیم صحنه عملا به دو دقیقه زمان نیاز دارد، برنامه قبل از مراسم باید اصلاح شود. همین جاست که ران آف شو از یک جدول خوش ظاهر به ابزار واقعی مدیریت اجرا تبدیل می شود.

اگر برنامه در روز مراسم تغییر کرد چه کنیم؟

سناریوی اجرایی قرار نیست وانمود کند هیچ اتفاق غیرمنتظره ای رخ نمی دهد. سخنران ممکن است دیر برسد، یک سخنرانی طولانی تر شود یا کارفرما تصمیم بگیرد بخشی حذف شود. برای چنین تغییراتی باید از قبل مشخص باشد:

• چه کسی اختیار تصمیم گیری دارد.
• چه بخش هایی امکان جا به جایی دارند.
• کدام آیتم ها امکان کوتاه شدن دارند.
• چه کسی تغییر را به مسئول صحنه اعلام می کند.
• مسئول صحنه چگونه تغییر را به اپراتورها منتقل می کند.
• تغییر در کدام نسخه ثبت می شود.

کنترل نسخه ران آف شو و کیوشیت چرا مهم است؟

یک تغییر کوچک در برنامه می تواند چند تیم را تحت تاثیر قرار دهد. اگر مجری نسخه جدید داشته باشد ولی اپراتور تصویر همچنان نسخه قبلی را اجرا کند، داشتن یک برنامه دقیق تقریبا بی فایده می شود.

هر نسخه بهتر است حداقل دارای این اطلاعات باشد:

شماره نسخه + تاریخ و ساعت به روزرسانی + وضعیت تایید + مسئول به روزرسانی

مراحل آماده سازی سناریوی اجرایی رویداد 

تبدیل برنامه اولیه به نسخه قابل اجرا را می توان در چند مرحله انجام داد:

• دریافت برنامه اولیه: بخش ها، سخنرانان، محتوا و زمان کلی مراسم جمع آوری می شوند.
• تفکیک موارد قطعی و تایید نشده: وضعیت هر آیتم مشخص می شود.
• تنظیم ترتیب و زمان بندی: مدت و وابستگی بخش ها بررسی می شوند.
• تعیین مسئولیت ها: مسئول هر فعالیت و مرجع تصمیم گیری مشخص می شوند.
• اضافه کردن فرمان های اجرایی: فرمان های مربوط به صحنه، صدا، نور و تصویر ثبت می شوند.
• تطبیق فایل ها با برنامه: نسخه نهایی محتوای قابل پخش به آیتم مربوط متصل می شود.
• بررسی مشترک برنامه: تیم های درگیر بخش های مربوط به خود را کنترل می کنند.
• تمرین و تست: انتقال ها، زمان ها و فرمان ها آزمایش می شوند.
• تایید نسخه اجرایی: نسخه مورد استفاده در مراسم مشخص می شود.
• ثبت تغییرات: اصلاحات بعدی از مسیر تعیین شده اعمال و به تیم ها اعلام می شوند.

خدمات ویوسنس برای طراحی سناریو و اجرای رویداد 

دامنه خدمات هر رویداد باید بر اساس نیاز همان پروژه مشخص شود. در ارتباط با سناریوی اجرایی رویداد، خدمات ویوسنس می تواند متناسب با پیشنهاد پروژه شامل بررسی برنامه اولیه، تنظیم ترتیب بخش ها و زمان بندی، تدوین ران آف شو و فرمان های اجرایی و هماهنگی تیم های درگیر باشد. خدمات مرتبط می توانند شامل موارد زیر باشند:

• دریافت برنامه اولیه و بررسی نیازهای اجرایی
• تنظیم ترتیب بخش ها و زمان بندی
• تدوین ران آف شو
• تنظیم فرمان های مورد نیاز برای اجرا
• هماهنگی مجری، سخنرانان، سالن و تیم های فنی در دامنه توافق
• هماهنگی تولید یا آماده سازی محتوای قابل پخش
• برنامه ریزی تمرین و تست
• مدیریت صحنه و هماهنگی زمان مراسم
• ثبت تغییرات برنامه
• جمع بندی نکات اجرایی پس از رویداد

تفاوت سناریوی اجرایی با چک لیست برگزاری رویداد چیست؟

چک لیست مشخص می کند چه کارهایی باید انجام شوند؛ سناریوی اجرایی مشخص می کند در زمان مراسم چه اتفاقی، در چه زمانی، با مسئولیت چه کسی و با چه فرمانی رخ می دهد.

برای مثال دریافت فایل سخنران می تواند یک مورد در چک لیست باشد. در سناریوی اجرایی مشخص می شود آن فایل در کدام بخش، توسط کدام اپراتور و پس از چه فرمانی نمایش داده شود. بنابراین این دو سند جایگزین یکدیگر نیستند.

دریافت پیشنهاد طراحی سناریوی اجرایی رویداد از ویوسنس 

برای شروع تدوین برنامه اجرایی لازم نیست کیوشیت آماده داشته باشید. برنامه اولیه مراسم، بخش های اصلی، زمان مورد نظر، سخنرانان و اطلاعات محتوای قابل پخش می توانند نقطه شروع بررسی باشند.

این اطلاعات به یک برنامه عملیاتی تبدیل می شوند که در آن ترتیب بخش ها، زمان ها، مسئولیت ها، فایل های مورد نیاز و فرمان های اصلی اجرا مشخص هستند. سپس با مشخص شدن دامنه پروژه، نیاز به هماهنگی محتوا، تجهیزات، اپراتورها و مدیریت صحنه نیز تعیین می شود.

برنامه اولیه، نوع مراسم و زمان مورد نظر را برای ویوسنس ارسال کنید تا سناریوی اجرایی، نیازهای محتوا و تجهیزات و مسئولیت تیم های اجرا مشخص شوند.

سوالات متداول