برای برنامه ریزی پذیرایی و کافه بار غرفه نمایشگاهی فقط انتخاب چند نوشیدنی و خوراکی کافی نیست. تعداد مهمانانی که واقعا پذیرایی می شوند، ساعات شلوغ غرفه، نوع جلسات، فضای کافه بار، امکانات محل و نحوه تامین مجدد باید پیش از سفارش مشخص شوند.
پذیرایی یک بازدیدکننده که چند دقیقه در غرفه حضور دارد با پذیرایی جلسه مذاکره یا مهمان ویژه یکسان نیست. تیمی که چند روز در غرفه مستقر است نیز نیاز متفاوتی دارد.
سفارش خدمات پذیرایی نمایشگاهی بهتر است بر اساس گروه مهمانان، زمان سرو، منو، ظرفیت مورد نیاز، تجهیزات و مسئولیت تامین هر بخش تنظیم شود.
پذیرایی از چه کسانی در غرفه برنامه ریزی می شود؟
اولین تصمیم این نیست که قهوه سرو شود یا نوشیدنی سرد؛ ابتدا باید مشخص شود چه افرادی قرار است پذیرایی شوند. نیازهای غرفه را می توان به چند گروه تفکیک کرد:
بازدیدکنندگان غرفه
برای بازدید کنندگانی که مدت کوتاهی در غرفه حضور دارند، سرعت و سهولت سرو اهمیت بیشتری دارد. اگر قرار باشد تعداد زیادی از افراد در بازه کوتاهی پذیرایی شوند، منویی که آماده سازی هر سفارش آن زمان زیادی می گیرد ممکن است باعث ایجاد صف شود.
مهمانان جلسات کاری
جلسه مذاکره معمولا زمان بیشتری دارد و نحوه سرو باید با فضای جلسه هماهنگ باشد. در این حالت ممکن است سرعت لحظه ای سرو به اندازه نظم، زمان بندی و جلوگیری از ایجاد رفت و آمد اضافی در فضای مذاکره اهمیت نداشته باشد.
مهمانان ویژه
اگر برای مدیران، شرکای تجاری یا مهمانان دعوت شده برنامه جداگانه ای وجود دارد، تعداد، زمان حضور و نوع پذیرایی آنها بهتر است مستقل از پذیرایی عمومی مشخص شود.
تیم مستقر در غرفه
اعضای تیم فروش، بازاریابی و اجرایی ممکن است تمام ساعات نمایشگاه در غرفه حضور داشته باشند. نیاز روزانه این گروه نباید به صورت خودکار با سفارش پذیرایی بازدیدکنندگان یکی در نظر گرفته شود.
برای سفارش خدمات پذیرایی غرفه چه اطلاعاتی لازم است؟
برای ارائه پیشنهاد مناسب، ابتدا باید تصویری واقعی از حجم و شرایط پذیرایی نمایشگاهی وجود داشته باشد.
اطلاعات اولیه شامل موارد زیر هستند:
- تعداد روزهای نمایشگاه
- ساعات فعالیت غرفه
- برآورد مهمانانی که قرار است پذیرایی شوند
- تعداد اعضای تیم مستقر
- زمان جلسات از پیش تعیین شده
- تعداد تقریبی مهمانان ویژه
- نوع مخاطبان
- ابعاد و مشخصات فضای غرفه
- فضای قابل اختصاص به کافه بار
- ترجیحات مربوط به منو
- بودجه در نظر گرفته شده
- محدودیت ها یا نیازهای خاص اعلام شده برای مهمانان
منوی پذیرایی نمایشگاهی چگونه انتخاب شود؟
منوی پذیرایی نمایشگاهی باید از نیاز اجرایی غرفه شروع شود، نه از طولانی ترین فهرست خوراکی و نوشیدنی قابل تهیه. نوشیدنی های گرم یا سرد، اقلام بسته بندی شده و پذیرایی سبک می توانند بسته به خدمات قابل ارائه و شرایط پروژه بررسی شوند. انتخاب نهایی باید با فضای غرفه و الگوی حضور مهمانان هماهنگ باشد.
زمان آماده سازی و سرو
اگر در یک بازه کوتاه تعداد زیادی مهمان وارد غرفه می شوند، زمان لازم برای آماده کردن هر سفارش اهمیت پیدا می کند. منوی پیچیده تر ممکن است به تجهیزات، نیروی بیشتر یا زمان سرو بیشتری نیاز داشته باشد.
فضای نگهداری
مواد مصرفی، ظروف و اقلام مورد نیاز باید در طول روز جایی نگهداری شوند. بنابراین منویی که انتخاب می شود باید با فضای واقعی غرفه و امکانات نگهداری هماهنگ باشد.
احتمال ایجاد صف
کافه بار نباید مسیر ورود بازدیدکنندگان یا فضای اصلی مذاکره را مسدود کند. نوع منو، ظرفیت سرو و محل پیشخوان همگی می توانند روی شکل گیری صف اثر بگذارند.
نوع جلسه
منوی مناسب برای سرو سریع بازدیدکنندگان ممکن است با پذیرایی یک جلسه تجاری متفاوت باشد. به همین دلیل لازم نیست یک منو برای تمام مهمانان غرفه تعریف شود.
تعداد پذیرایی مورد نیاز چگونه برآورد می شود؟
برای برآورد مقدار مصرف، بهتر است مهمانان به گروه های واقعی تقسیم شوند و تعداد دفعات احتمالی پذیرایی از هر گروه مشخص شود. چهار عامل اصلی در این برآورد عبارت اند از:
- تعداد مهمانان هر گروه
- دفعات احتمالی پذیرایی
- ساعات پرتردد
- امکان تامین مجدد در طول روز
- بنابراین تعداد سفارش روزانه و ظرفیت سرو در یک بازه کوتاه دو معیار متفاوت هستند.
- تعداد نیروی لازم یا ظرفیت تجهیزات نیز باید پس از مشخص شدن منو، حجم سرو و امکانات واقعی پروژه تعیین شود.
تجهیزات کافه بار غرفه چگونه مشخص می شوند؟
تجهیزات کافه بار غرفه به منوی تایید شده و ظرفیت سرو بستگی دارند. تجهیزات مورد نیاز برای یک منوی ساده با کافه باری که چند نوع نوشیدنی را در حجم بالا آماده می کند یکسان نیستند. منابع خدمات نمایشگاهی نیز انتخاب تجهیزات را وابسته به نوع منو، فضای غرفه و حجم پذیرایی می دانند. در زمان برنامه ریزی باید این موارد بررسی شوند:
- فضای پیشخوان
- فضای قرارگیری دستگاه ها
- برق موردنیاز
- دسترسی به آب در صورت نیاز تجهیزات
- محل نگهداری مواد مصرفی
- محل نگهداری ظروف
- تجهیزات نگهداری اقلام در صورت نیاز
- فضای آماده سازی
- ظروف و ملزومات سرو
- محل جمع آوری ظروف مصرف شده
- محل نگهداری و خروج پسماند
کافه بار در کدام قسمت غرفه قرار بگیرد؟
جانمایی کافه بار فقط مسئله زیبایی طراحی نیست. محل آن باید با مسیر رفت و آمد بازدیدکنندگان، فضای مذاکره و دسترسی نیروی پذیرایی هماهنگ باشد.
اگر پیشخوان در مسیر اصلی ورود قرار بگیرد، تجمع چند نفر می تواند ورودی غرفه را مختل کند. از طرف دیگر، قرار دادن کافه بار در نقطه ای که دسترسی نیروی سرو یا تامین مواد دشوار باشد نیز اجرای روزانه را پیچیده می کند. هنگام طراحی غرفه بهتر است فضای کافه بار با توجه به این موارد مشخص شود:
- مسیر ورود و خروج
- محل جلسات
- مسیر حرکت نیروی سرو
- دسترسی به زیرساخت های مورد نیاز
- فضای نگهداری مواد و ظروف
- محل جمع آوری اقلام مصرف شده
- امکان تامین مجدد
خدمات پذیرایی نمایشگاهی شامل چه مواردی می شود؟
دامنه خدمات پذیرایی نمایشگاهی باید در پیشنهاد پروژه روشن باشد. وجود عبارت کافه بار در سفارش به این معنی نیست که تجهیزات، مواد مصرفی، باریستا و تمام خدمات جانبی خودکار داخل یک قیمت قرار دارند.
خدمات قابل تعریف می توانند شامل موارد زیر باشند:
| خدمت | موضوعی که باید در سفارش مشخص شود |
| پیشنهاد منو | گزینه های قابل ارائه متناسب با پروژه |
| جانمایی کافه بار | هماهنگی با طراحی و اجرای غرفه |
| تجهیزات | نوع تجهیزات و مسئول تامین |
| مواد مصرفی | اقلام مورد نیاز و مقدار اولیه |
| ظروف سرو | نوع، تعداد و مسئول تامین |
| نیروی پذیرایی | تعداد و ساعات حضور مطابق پیشنهاد |
| باریستا | در صورت نیاز و سفارش |
| آماده سازی محل | زمان و مسئول آماده سازی |
| تامین مجدد | روش و مسئول تامین در طول نمایشگاه |
| کنترل موجودی | مسئول بررسی مصرف روزانه |
| مرتب سازی | دامنه خدمات در ساعات فعالیت |
| جمع آوری تجهیزات | زمان و مسئول خروج تجهیزات |
| اقلام باقی مانده | نحوه تعیین تکلیف پس از پایان نمایشگاه |
نیروی پذیرایی یا باریستا چه زمانی لازم است؟
نیاز به نیروی سرو به نوع منو و شیوه ارائه آن بستگی دارد.
اگر بخش قابل توجهی از منو نیازمند آماده سازی در لحظه باشد، نقش نیروی متخصص با حالتی که اقلام از قبل آماده و فقط سرو می شوند متفاوت است. تعداد مهمانان هم به تنهایی برای تعیین تعداد نیرو کافی نیست؛ حجم سفارش در ساعات شلوغ و نوع سرو نیز اهمیت دارند.
در پیشنهاد نهایی بهتر است نوع نیرو، ساعات حضور و دامنه مسئولیت مشخص شود. تامین نیروی پذیرایی یا باریستا نیز باید به عنوان یک قلم قابل تشخیص در سفارش ثبت شود، نه اینکه بدون تصریح بخشی از تجهیزات کافه بار فرض شود.
نمونه برنامه روزانه پذیرایی غرفه نمایشگاهی
جدول زیر فقط یک نمونه فرضی برای نشان دادن شیوه برنامه ریزی است و منوی واقعی یا ظرفیت خدمات ویوسنس را نشان نمی دهد.
| روز و بازه زمانی | گروه مهمان | منو | تعداد برآوردی | تجهیزات | مسئول | نیاز به تامین مجدد |
| روز اول، ۹ تا ۱۱ | بازدیدکنندگان | منوی سرو سریع | ۴۰ | متناسب با منو | طبق سفارش | بررسی ساعت ۱۰:۳۰ |
| روز اول، ۱۱ تا ۱۳ | جلسات کاری | منوی جلسه | ۲۰ | متناسب با منو | طبق سفارش | براساس مصرف |
| روز اول، ۱۳ تا ۱۵ | تیم غرفه | اقلام تعیین شده | ۱۲ | متناسب با منو | طبق سفارش | خیر/طبق نیاز |
| روز اول، ۱۵ تا ۱۷ | بازدیدکنندگان | منوی سرو سریع | ۵۰ | متناسب با منو | طبق سفارش | بررسی ساعت ۱۶ |
| روز اول، ۱۷ تا ۱۸ | مهمانان ویژه | منوی تایید شده | ۱۰ | متناسب با منو | طبق سفارش | از قبل آماده شود |
تامین مجدد اقلام در طول نمایشگاه چگونه برنامه ریزی شود؟
ثبت سفارش اولیه پایان برنامه ریزی نیست. در نمایشگاه چند روزه باید مشخص شود موجودی چه زمانی بررسی می شود و در صورت کاهش اقلام، چه کسی مسئول تامین مجدد است. برای این کار بهتر است حداقل سه موضوع مشخص باشند:
- زمان کنترل موجودی: موجودی مواد و اقلام مصرفی در چه بازه هایی بررسی می شود؟
- مسئول اعلام نیاز: چه کسی کمبود احتمالی را گزارش می کند؟
- مسئول تامین: تهیه و رساندن اقلام جدید بر عهده کدام طرف است؟
اگر تامین مجدد جزو خدمات پذیرایی غرفه باشد، دامنه آن باید در پیشنهاد مشخص شود. اگر این مسئولیت بر عهده کارفرماست، بهتر است از ابتدا فرد مسئول تعیین شود.
هزینه پذیرایی و کافه بار غرفه به چه عواملی بستگی دارد؟
هزینه این خدمت فقط به تعداد فنجان نوشیدنی وابسته نیست. منو، تعداد سفارش، تجهیزات، نیروی انسانی و مدت حضور تیم اجرایی می توانند روی مبلغ نهایی اثر داشته باشند. عوامل اصلی عبارت اند از:
- نوع منوی انتخابی
- تعداد برآوردی پذیرایی
- تعداد روزهای نمایشگاه
- ساعات ارائه خدمت
- تجهیزات مورد نیاز
- مواد و اقلام مصرفی
- تعداد و نوع نیروی انسانی
- حمل تجهیزات
- تامین مجدد در طول نمایشگاه
- خدمات جمع آوری و پایان کار
مراحل سفارش پذیرایی و کافه بار غرفه نمایشگاهی
برای اینکه منو و خدمات بر اساس شرایط واقعی غرفه پیشنهاد شوند، سفارش می تواند در چند مرحله بررسی شود:
- ارسال اطلاعات غرفه: تعداد روزها، ساعات نمایشگاه، مشخصات فضا و تعداد تقریبی مهمانان ارائه می شوند.
- تفکیک گروه مهمانان: بازدیدکنندگان، جلسات کاری، مهمانان ویژه و تیم غرفه مشخص می شوند.
- بررسی منو: گزینه های قابل ارائه بر اساس نوع مهمان، حجم سرو و شرایط غرفه بررسی می شوند.
- برآورد ظرفیت: تعداد روزانه و ساعات پرتردد تخمین زده می شوند.
- بررسی تجهیزات: تجهیزات مورد نیاز بر اساس منو و فضای واقعی مشخص می شوند.
- هماهنگی جانمایی: محل کافه بار با طراحی و مسیرهای حرکتی غرفه هماهنگ می شود.
- تعیین خدمات و مسئولیت ها: تجهیزات، مواد مصرفی، نیرو، تامین مجدد و جمع آوری تعیین تکلیف می شوند.
- تایید سفارش: منو، تعداد، ساعات خدمت و دامنه خدمات نهایی می شوند.
- اجرای روزانه: موجودی و میزان مصرف مطابق برنامه پروژه بررسی می شوند.
- پایان نمایشگاه: تجهیزات جمع آوری و وضعیت اقلام باقی مانده مطابق توافق مشخص می شود.
پذیرایی چگونه با اجرای کامل غرفه هماهنگ می شود؟
اگر پذیرایی و کافه بار غرفه نمایشگاهی از ابتدا همراه با طراحی غرفه برنامه ریزی شوند، محل پیشخوان، فضای نگهداری، دسترسی های مورد نیاز و مسیر حرکت نیروی سرو را می توان در هماهنگی اجرایی غرفه در نظر گرفت.
این هماهنگی به معنی یکی بودن تمام خدمات نیست. طراحی و ساخت غرفه، تامین تجهیزات کافه بار، مواد مصرفی و نیروی پذیرایی هرکدام باید در دامنه سفارش مشخص باشند.
برای مسئول نمایشگاه نیز بهتر است سه نقطه تصمیم روشن وجود داشته باشد: اطلاعات اولیه چه زمانی تحویل داده می شوند، منو و تعداد چه زمانی تایید می شوند و در روز نمایشگاه مسئول هماهنگی خدمات پذیرایی چه کسی است.
سفارش پذیرایی و کافه بار غرفه از ویوسنس
یک سفارش قابل اجرا باید از تعداد مهمان و نوع منو فراتر برود. ظرفیت سرو، ساعات شلوغ، تجهیزات، نیروی انسانی، تامین مجدد و مسئولیت هر بخش نیز باید مشخص باشند.
اگر این خدمت همراه با اجرای غرفه سفارش داده شود، جانمایی کافه بار و نیازهای آن می توانند با طراحی و برنامه اجرایی غرفه هماهنگ شوند و دامنه هر خدمت نیز به صورت جداگانه در پیشنهاد پروژه مشخص شود.
تعداد روزهای نمایشگاه، برآورد مهمانان و مشخصات فضای غرفه را برای ویوسنس ارسال کنید تا منو، تجهیزات و خدمات پذیرایی متناسب با پروژه پیشنهاد شوند.
سوالات متداول
برای غرفه کوچک هم می توان کافه بار در نظر گرفت؟
بله، اما نوع خدمت باید با فضای واقعی هماهنگ شود. در غرفه کوچک ممکن است فضای محدود، مسیر رفت وآمد و محل نگهداری تجهیزات روی منو و شیوه سرو تاثیر بگذارند. ابتدا باید فضای قابل استفاده بررسی شود.
تعداد پذیرایی نمایشگاهی را چگونه مشخص کنیم؟
تعداد مهمانانی که واقعا قرار است پذیرایی شوند، گروه مهمانان، دفعات سرو و ساعات شلوغ را برآورد کنید. تعداد کل بازدیدکنندگان نمایشگاه یا افراد عبوری معیار دقیقی برای سفارش نیست.
چه تجهیزاتی برای کافه بار غرفه لازم است؟
فهرست تجهیزات به منوی انتخابی، تعداد سفارش، فضای غرفه و امکانات محل بستگی دارد. ابتدا منو و ظرفیت سرو مشخص می شوند و سپس تجهیزات مورد نیاز تعیین می شوند.
آیا ویوسنس نیروی پذیرایی و باریستا هم تامین می کند؟
تامین نیروی پذیرایی یا باریستا می تواند در صورت سفارش در دامنه خدمات پروژه قرار گیرد. نوع نیرو، ساعات حضور و مسئولیت ها باید در پیشنهاد همان پروژه مشخص شوند.
آیا مواد مصرفی و تجهیزات داخل یک سفارش هستند؟
نباید این موضوع را بدون بررسی پیشنهاد فرض کرد. تجهیزات، مواد مصرفی، ظروف و نیروی انسانی اقلام قابل تفکیک هستند و وضعیت هرکدام باید در سفارش مشخص شود.
آیا می توان منو را در روزهای بعد نمایشگاه تغییر داد؟
مصرف واقعی روز اول می تواند مبنای بازبینی مقدار یا ترکیب سفارش روزهای بعد باشد، اما امکان و شرایط تغییر باید مطابق توافق پروژه و قابلیت تامین بررسی شود.
